Tecnologías de Información disponibles para PYME's

Hola a todos!! esta semana hablaremos de algo que a todos nos interesa, herramientas de productividad que nos mantengan al día, que nos permitan trabajar en equipo simultáneamente de manera remota y lo mejor de todo GRATIS.

Ustedes estarán pensando en que probablemente me refiero a la piratería o al hacking de algunos programas oficiales, pues no, simplemente estoy hablando de hacer uso de las herramientas que tan amablemente la empresa Google ha puesto a nuestra disposición, a lo que no los conozcan denle una vuelta a las apps de Google Calendar, Google Docs y el navegador de Chrome.

Para empezar comentaré la maravilla de navegador que es Chrome que es la aplicación de la que pueden derivar las demás que ya mencioné.

GOOGLE CHROME

Por definición un explorador de internet es un programa que te permite visualizar e interactuar con sitios en internet, acceder a redes sociales, checar correo y todas esas cosas bonitas que todos hacemos a diario, pero habíamos pensado en el navegador como una herramienta de productividad, algunas personas me dirán que no, que el internet te hace perder el tiempo más de lo que te lo ahorra, pues si bien esto es cierto bajo ciertos ángulos, internet puede ser una herramienta muy poderosa...

Para empezar, les comentaré que de todos los navegadores tienen la posibilidad de poder acceder a las herramientas de productividad de Google y de otros desarrolladores, pero únicamente Chrome por ser desarrollado por la misma compañía es enteramente compatible con todas las apps que están a nuestra disposición, la ventaja de Chrome es que tiene una interfaz bastante ligera y personalizable que nos permite tener accesos directos mostrados directamente al inicio de nuestro navegador, la velocidad de carga de Chrome rebasa por mucho a los navegadores habituales como IE o Mozilla, y la ventaja que tiene es que es autoactualizable por lo que jamás nos preocuparemos por tener que actualizar el programa para tener la mayor compatibilidad con contenidos, otra ventaja es que chrome puede ser utilizado desde otras plataformas como Android, Mac, Windows, Linux y si tienes una cuenta de Google tus preferencias se actualizarán en cada uno de los dispositivos desde donde accedas.

Por último les puedo recomendar la tienda de Chrome llamada Chrome App Store, en ella pueden encontrar muchas aplicaciones, juegos, widgets que les pueden ser útiles en la vida diaria sobre todo si dependen mucho de la información que les llega del exterior por esos medios.

Google Docs

Ah!! que bonito es lo bonito... a quienes conozcan esta aplicación sabrán a lo que me refiero, pero para los que no ahí les va la explicación, imaginen tener todos los programas de la suite de Office de Microsoft, con las mismas capacidades de edición, búsqueda y rutinas para compartir, disponible en cualquier plataforma o dispositivo, además de poder editar simultáneamente desde varias ubicaciones los archivos y llevar un control de cambios que nos permita hacer correcciones incluso después de haber guardado el trabajo, tener un mensajero instantáneo para tener comunicación con el equipo de trabajo o ligarlo a nuestra cuenta de Google Plus, y todo esto GRATIS!! si gratis no es broma, esta aplicación es a falta de otras palabras "excelente" y todo esto por que te da todas las cualidades de una suite de productividad como Office combinada a la perfección con las ventajas de internet y la movilidad.

Les explico un poco más, Google Docs es una plataforma o aplicación en la nube (es decir que se puede ejecutar desde internet sin necesidad de instalar ningún tipo de archivo o programa en tu computadora lo cual ahorra espacio en la computadora del usuario) que engloba otras aplicaciones como procesadores de textos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos y tablas las cuales puedes compartir en tiempo real con usuarios de todas partes del mundo. A continuación les paso un video que muestra a grandes rasgos como usar Google Docs.

A través de Google Docs podemos tener archivos actualizados que podemos compartir a través de una organización, sin necesidad de estar llevando un control de cambios, y no tenemos que esperar a que un usuario termine de usar el archivo, podemos editarlo en el momento que lo necesitemos, lo cual permite trabajar a un equipo de manera simultánea y sin necesidad de estar en una misma ubicación.

Un ejemplo de uso:

Un restaurante de una zona metropolitana necesita introducir un sistema de cobro y contabilidad por medio del cual pueda llevar a cabo un control contable sencillo y además poder llevar un control de las comandas que se levantan en el comedor y que se muestren directamente en la cocina usualmente un programa de control de comandas, caja y contabilidad le costaría mínimo $30,000.00 ya que se necesitaría comprar computadoras, software, display e impresoras que le permitan trabajar de manera eficiente.

Usando Google Docs se crea un formulario donde se expresan las combinaciones de menú del día, platillos, bebidas, postres y las mesa que se esta atendiendo, usando un simple celular o una computadora en el comedor se sube la información a un archivo de hoja de cálculo donde se guardan las expresiones con un costo determinado el cual se almaceno previamente en otra hoja de cálculo, donde la misma información se manda a otro archivo para ser incluida en el registro contable del restaurante, y desde estas terminales se pueden imprimir notas y facturas, teniendo una inversión que no excederá la de los $5,000.00 o $10,000.00 dependiendo de las terminales, y se ahorra el costo del software.

Este tipo de aplicaciones permite a PYMES desarrollar sistemas basados en web de manera gratuita sin necesidad de hacer una inversión muy fuerte en las etapas tempranas del negocio.

Para poder implementar sistemas de servicio en este sistema es necesario tener un poco de habilidad con las funciones que se emplea regularmente en las hojas de cálculo de Office pero tampoco exige gran conocimiento por parte del usuario y puede ser fácilmente investigado ya que existe mucho material en internet y cursos tutoriales para poder manejarlo y sacarle todo el jugo.

Por ultimo pero no menos importante...

Google Calendar

Ahora si viene lo bueno, como todos ustedes saben a veces es muy frustrante no saber bajo que calendarios o agendas están trabajando todas nuestras áreas sobre todo cuando somos empresarios que necesitamos estar en constante movimiento, saber actividades y compromisos que hay que tener para que tanto tus empleados sepan que estas haciendo y tus empleados sepan todas las deadlines que deben tener en cuenta.

En Google Calendar puedes tener la practicidad de Outlook de Microsoft con la ventaja de poder tener varios calendarios a tu disposición donde tus empleados pueden expresar compromisos, tus proveedores y acreedores pueden estar enterados de tus fechas de pago con anticipación, y en general llevar un mejor control del tiempo al poder llevar tu calendario y agenda a donde quiera que vayas en tu celular, tablet o laptop.

Aquí les dejo un video explicatorio para que le echen un ojo:

Bueno y por esta semana esta ha sido mi participación para que le saquen un poco más de provecho a su conexión de internet, su navegador y puedan ahorrar un poco en el proceso, recuerden que estas herramientas no suplen al 100% aplicaciones profesionales pero pueden ayudarles a hacer una inversión mucho mas planeada y acorde a sus necesidades, por el momento me despido pero quedo a sus órdenes para cualquier duda o aclaración, y recuerden que no hay por que aprenderlo todo si no saber el teléfono de quien si sabe, mi Twitter @frankcerda01 nos vemos la próxima semana...